Accompagner son manager dans le pilotage de l'information

Favoriser la circulation et la diffusion d'informations internes et externes au sein de sa BU / son service
Responsable en Management et Ressources Humaines - Temps partiel

Le Certificat de Maîtrise de Compétences (CMC) Accompagner son manager dans le pilotage de l'information constitue un bloc de compétences issu du titre Office Manager. Eligible à Mon Compte Formation, ce programme permet à chaque participant de se spécialiser et d'acquérir une expertise immédiatement opérationnelle.

Paris
horloge ffc

Durée de la formation

119 heures

CPF

CPF

Cette offre est éligible à
Mon Compte Formation

Calendrier

Prochaines dates

5 avril 2022 au 21 juin 2022

tarifs

Tarifs

3 100,00 € HT
Certification : 800,00 € HT

Objectif attendu

  • Devenir au sein de sa BU / son service un office manager communicant, chef d'orchestre du partage d'informations en interne comme en externe 

Profil

Office manager travaillant aux côtés d'un directeur / manager en charge d'une ou plusieurs agences, magasins, centres de production, services, zones géographiques, directions fonctionnelles...

Pré-requis / Conditions d'admission

Cette formation ne réclame pas de pré-requis particuliers.

Programme

Analyser et synthétiser les informations clés pour son manager

Connaître l'entreprise et de son environnement

  • Appliquer les règles typographiques, orthographiques et grammaticales dans une communication professionnelle
  • Connaître le vocabulaire technique du secteur d'activité en français
  • Analyser une demande ou une information pour en extraire les éléments clés
  • Identifier les sources d'information pertinentes et fiables
  • Respecter les modes opératoires et procédures en vigueur dans l'entreprise
  • Contrôler sa production avant transmission
  • Assurer une veille informationnelle
  • Choisir un mode de transmission adapté à la situation en respectant la confidentialité

Organiser son travail grâce à la démarche heuristique

  • Organiser, structurer ses idées
  • Connaître les règles de construction d'une carte heuristique ou Mind Map
  • Savoir recueillir, sélectionner et organiser les informations
  • Synthétiser l'information et la restituer
  • Elaborer une carte mentale
  • Organiser son travail grâce au mindmapping : prise de notes, organisation de réunion, présentation orale, lecture rapide...

Animer la communication interne et externe de sa BU avec le digital

1 - La communication interne

Concevoir un plan de communication interne

  • Comprendre les enjeux et objectifs de la communication interne
  • Diagnostiquer l'existant : système de recueil de l'information
  • Appréhender les principes de bases

Moyens et outils de la communication interne

  • Les différents types de communication interne : descendante, ascendante, transversale...
  • Le choix des supports
  • Les nouveaux moyens de communication interne
  • Les techniques de créativité utiles : trouver des idées innovantes
  • Les dispositifs de communication numériques

2 - La communication externe

Comprendre l'importance de la communication externe

  • Pourquoi communiquer et auprès de qui ?
  • Qu'est-ce que l'image de l'entreprise ?
  • L'image souhaitée et l'image perçue

La communication institutionnelle

  • Les fondamentaux et les supports : site Internet, brochures, rapport annuel d'activité, affichage, carte de voeux...

Co-concevoir un plan de communication

  • Définir les cibles prioritaires
  • Définir des objectifs mesurables
  • Choisir les outils adaptés
  • Définir le calendrier et les moyens
  • Chiffrer les ressources nécessaires
  • Elaborer et suivre le budget

Renforcer sa communication orale et écrite

1 - La communication orale

Se préparer à la rencontre

  • Caractériser les difficultés de la prise de parole
  • Comprendre les freins à la communication, le poids des mots, l'influence des gestes, le langage du corps
  • Organiser et structurer son intervention

Adapter la voix et la posture au message à transmettre

  • Gérer le stress
  • L'interaction (utiliser les silences, mobiliser les ressources corporelles)
  • Trouver des alliés parmi l'auditoire

Gérer le temps de parole

  • Maintenir l'attention : fil directeur et décodage des réactions
  • Conclure

2 - La communication écrite

Etre synthétique dans les écrits

  • Se préparer : définir les objectifs, prendre en compte les attentes des destinataires
  • Etablir un plan précis
  • Appliquer les critères de la lisibilité
  • Utiliser mots de liaison et ponctuation avec précision
  • Créer des niveaux de lecture
  • Illustrer textes et diaporamas

Organiser les informations

  • Définir le contenu du document
  • Ordonner les éléments de façon cohérente et logique
  • Mettre en évidence les idées clés
  • Comprendre les différences entre courrier, note de service, compte rendu, rapport, présentation

Approfondir ses connaissances sous Word et PowerPoint

Programme Word 2013

Mettre en forme rapidement un texte à l'aide des fonctionnalités suivantes

  • Paramètres du paragraphe
  • Tabulation
  • Insertion automatique de textes
  • Cas pratique : Exercices

Insérer des contenus spécifiques

  • Eléments graphiques (images / formes)
  • SmartArt
  • Tableau
  • Calculs dans un tableau
  • Graphiques
  • Lien hypertexte
  • En-tête et pied de page
  • Cas pratique : Exercices

Publipostages

  • Lettres
  • Etiquettes
  • Cas pratique : Exercices

Programme PowerPoint 2013

Améliorer les diapositives à l'aide des fonctionnalités suivantes

  • Style
  • Thème
  • Arrière-plan
  • Masque de diapositive
  • En-tête et pied de page
  • Cas pratique : Exercices

Insérer des contenus spécifiques

  • Document Word
  • Tableau Excel
  • Diagrammes
  • Liens hypertexte
  • Cas pratique : Exercices

Animer une présentation à l'aide des fonctionnalités suivantes

  • Transitions
  • Animations
  • Diaporamas
  • Cas pratique : Exercices

Organiser les activités au sein de sa BU avec les outils digitaux

Organiser son temps et ses tâches avec Outlook

  • Maîtrise des fonctions Outlook
  • Traiter un volume d'emails important
  • Créer des règles organisationnelles
  • Organiser son quotidien
  • Cas pratique : Mise en place de mon organisation dans ma nouvelle fonction

Optimiser son organisation en présentiel ou à distance avec les outils adaptés

  • Maîtrise des fonctions OneNote et Skype Meeting
  • Modèles OneNote
  • Gérer les agendas partagés
  • Créer des outils gain de temps : check list - planning - tableaux de bord
  • Cas pratique : Organisation de mon métier du présentiel à distance

Manager son organisation au sein de la BU avec les outils adaptés

  • S'appuyer sur le P.A.C : Planifier - Agir - Contrôler
  • Comment planifier son organisation avec mon manager et son équipe
  • Préparer une réunion en présentiel ou à distance
  • Prise de notes en mode partagé
  • Contrôle et suivi avec son manager
  • Cas pratique : Organiser une réunion pour le lancement d'un évènement externe du département

Elaborer et suivre le budget de sa BU

Connaître les notions et concepts clés de la gestion financière

  • Savoir lire un bilan d'entreprise (rappel module dédié)
  • Savoir lire un compte de résultat (rappel module dédié)
  • Le résultat : le lien entre bilan et compte de résultat
  • Quizz interactif : Contrôle des connaissances

Comprendre la stratégie budgétaire

  • Connaître la définition de la stratégie d'entreprise
  • Comprendre les liens entre stratégie d'entreprise et stratégie budgétaire
  • Savoir distinguer les différentes méthodologies de construction budgétaire
  • Quizz interactif : Savoir repérer les différentes méthodologies budgétaires

Connaître les différents coûts de l'entreprise

  • Identifier les coûts directs et indirects, coûts fixes et coûts variables
  • Déterminer la répartition des coûts dans l'entreprise
  • Introduction au Direct Costing simple et au Direct Costing évolué
  • Introduction aux coûts complets
  • Cas pratique : Comment choisir la répartition des coûts ? (Cas LBAS)
  • Cas pratique en groupe : Quels sont les impacts des différentes constructions budgétaires ? (Cas ROUSEL)

Construire et suivre les budgets dans l'entreprise

  • Mise en application des principes de la construction budgétaire, apprendre par l'expérimentation
  • Cas pratique : et suivi du budget annuel (Cas El Rancho)

Préparer et valoriser les indicateurs de pilotage de sa BU

Comprendre le besoin de pilotage de sa Business Unit

  • Rappel des notions budgétaires
  • Lien entre stratégie et indicateurs
  • Connaître la déclinaison des objectifs
  • Quizz interactif : Contrôle des connaissance et évaluation de niveau

Connaître les différents types de tableau de bord

  • Connaître les thèmes abordés dans un tableau de bord (opérationnels, financiers, RH...)
  • Les différents tableaux de bords (opérationnel, stratégique, analyse de données)
  • Les différents types d'indicateurs
  • Comprendre les différents écarts entre prévu et réalisé
  • Cas pratique : Plusieurs exercices courts pour repérer les différents indicateurs et tableaux de bords

Fabriquer un tableau de bord

  • Savoir gérer les données (classification, codification)
  • Données personnelles : Comprendre les bases de la législation (RGPD, CNIL...)
  • Connaître quelques règles de fabrication d'un tableau de bord (implication, fixation des objectifs...)
  • Cas pratique : Jeu de classification des données
  • Cas pratique en groupe : Développer une procédure de fabrication d'un tableau de bord

Connaître les bases de la datavisualisation

  • Savoir ce qu’est la datavisualisation
  • Connaître les règles de base d'une bonne datavisualisation
  • Savoir utiliser les graphiques
  • Savoir utiliser les couleurs
  • Cas pratique : Quel graphique pour quelles données ?
  • Cas pratique : Réaliser un tableau de bord complet

Financement

  • Financement personnel / Co-financement
  • Plan de développement des compétences
  • Compte Personnel de Formation (CPF)
  • Projet de Transition Professionnelle

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